3 Składniki udanego spotkania

Gdy zamy­kam oczy i sta­ram się wyobra­zić sobie naj­bar­dziej ste­reo­ty­pową „prze­szka­dzajkę” w codzien­nej pracy to przy­cho­dzi mi do głowy jeden koszmarek – nieudane spo­tka­nia. Jestem bar­dzo mocno prze­ko­nany, że i Tobie zda­rzyło się conajm­niej raz w karie­rze ciężko wes­tchnąć przed wej­ściem na spo­tka­nie. Obsta­wiam, że brało się to głów­nie z braku poczu­cia sensu tegoż. Sam zresztą wie­lo­krot­nie bra­łem udział w spo­tka­niach, które final­nie oka­zy­wały się prze­pa­la­niem czasu. W tym arty­kule chciał­bym się podzie­lić kil­koma prak­ty­kami które moim zda­niem mogą pomóc unik­nąć tego strasz­nego uczu­cia braku sensu.

Zanim przejdę do szczegółowego omó­wie­nia i uzasadnienia kolej­nych elementów, szybka ściąga dla osób wiecz­nie w biegu:

  • time­box – okre­ślony czas roz­po­czę­cia spo­tka­nia i mak­sy­malna dłu­gość (daje sil­niej­szą moty­wa­cję żeby nie roz­le­wać się w dys­ku­sji)
  • cel/a­genda – dużo łatwiej jest wycią­gnąć war­tość ze spo­tka­nia gdy wiemy do czego zmierzamy, czego potrzebujemy
  • action pointy – czyli co posta­na­wiamy zro­bić dalej w związku z tym, co usta­li­li­śmy. Jeśli spo­tka­nie nie powo­duje usta­le­nia dal­szych kro­ków czy dzia­łań, to jest to „zapach” który może pod­po­wia­dać, że to spo­tka­nie mogło być e-mailem.
  • Bonus: usta­le­nie gospodarza/mo­de­ra­tora danego spo­tka­nia który zatrosz­czy się o to, aby powyzższe ele­menty były speł­nione.

Time­box czyli okre­śle­nie godziny startu i mak­sy­mal­nego czasu trwa­nia spo­tka­nia. Pierw­szym war­tym wyeli­mi­no­wa­nia „zło­dzie­jem sensu” na spo­tka­niach jest moim zda­niem sytu­acja kiedy dys­ku­sja roz­wija się w nie­prze­wi­dzia­nym kie­runku, prze­bieg wymyka się spod kon­troli i final­nie całość trwa dużo dłu­żej niż kto­kol­wiek zakła­dał. Spo­so­bem na to, jest po pro­stu świa­dome wyzna­cze­nie limitu czasu jaki chcemy prze­zna­czyć na całe spo­tka­nie. Dzięki temu zysku­jemy dwie istotne rze­czy:

  • wia­domo z góry ile czasu trzeba zare­zer­wo­wać na spo­tka­nie (poza spo­tka­niami wszy­scy mamy jesz­cze swoje inne obo­wiązki, prawda?),
  • limit czasu wymu­sza w pew­nym momen­cie ucię­cie pobocz­nych dys­ku­sji i powrót do celu spo­tka­nia, a wręcz może moty­wo­wać do tego żeby nie pozwo­lić sobie na zbyt­nie odbi­ja­nie od tematu.

Pla­nu­jąc dłuż­sze spo­tka­nie (np. 4–6 godzin) możemy od razu zapla­no­wać też dopasowane prze­rwy. Pamię­tajmy że ludzką rze­czą jest, że czym dłu­żej na spo­tka­niu tym cię­żej utrzy­mać wyso­kie sku­pie­nie i pro­duk­tyw­ność – warto dla­tego wkom­po­no­wać na każde 1-1.5 godziny spotkania przerwę 10–15 minutową na zro­bie­nie kawy, odświe­że­nie umy­słu.

Jasne okre­śle­nie celu lub agendy spo­tka­nia. Kolej­nym ele­men­tem poma­ga­ją­cym w uzy­ska­niu war­to­ści ze spo­tka­nia jest wie­dza, co dane spo­tka­nie ma na celu. Może brzmi to try­wial­nie, ale obok „roz­le­wa­nia” się w cza­sie, brak wspól­nego i jasnego zro­zu­mie­nia celu jest kolej­nym „zło­dzie­jem sensu”. Sadzę, że nawet pra­cu­jąc w gro­nie naj­bar­dziej zmo­ty­wo­wa­nych osób nie uda się prze­pro­wa­dzić pro­duk­tyw­nego spo­tka­nia, jeżeli nie usta­limy co ma być jego wyni­kiem. Cel pozwala nie tylko nakre­ślić wspólny kie­ru­nek ale rów­nież umoż­li­wia stwier­dze­nie, kiedy dys­ku­sja oddala się od celu.

Zdaję sobie sprawę, że defi­nio­wa­nie celu dla spo­tka­nia może rodzić ryzyko, że dobre pomy­sły zostaną wycięte z roz­mowy jako nie­zgodne z celem. Oczy­wi­ście nikt nie chce tego robić, więc w roli pomoc­nika pro­po­nuję wpro­wa­dzić tzw. „par­king tema­tów”. Jest to po pro­stu lista tema­tów, wąt­ków, pomy­słów które poja­wiły się w trak­cie dys­ku­sji, ale nie chcemy aktu­al­nie ich zgłę­biać. W ten spo­sób zacho­wu­jemy wie­dzę, że warto po spo­tka­niu osob­nym tokiem kon­ty­nu­ować te kwe­stie, a zara­zem nie musimy rezy­gno­wać z trzy­ma­nia się wcze­śniej usta­lo­nego celu.

Lista action pointów – ostat­ni ele­men­t, który moim zda­niem jest wręcz nie­zbędny do tego, aby spo­tka­nie było praw­dzi­wie war­to­ściowe. Jest to kolejne zapo­ży­cze­nie z meto­dyki SCRUM, a jego istotą jest po pro­stu usta­le­nie dal­szych kro­ków do realizacji po spotkaniu. W moim odczu­ciu, dobre spo­tka­nie powinno być jak dobra metryka – powinno wpły­wać na nasze dzia­ła­nia. Więc skoro już zacho­wu­jąc odpo­wied­nie ogra­ni­cze­nia cza­sowe i osią­gnę­li­śmy cel spo­tka­nia – warto zadbać o to aby dal­sze kroki były nie tylko jasne dla wszyst­kich ale też łatwo dostępne. Mam tu na myśli wielokrotnie poczynioną obserwację, że w momen­cie końca spo­tka­nia czę­sto uczest­nicy nur­kują w swoje tele­fony i lap­topy spraw­dza­jąc co się działo pod ich nie­obec­ność, wra­cają do swo­ich poprzed­nich zajęć. Przez to bar­dzo łatwo zapo­mnieć o usta­le­niach i dal­szych kro­kach tuż po ich ustaleniu. Szaleństwo! Cza­sami też spo­tka­nia są od sie­bie odda­lone o tydzień, mie­siąc – bar­dzo łatwo jest zapo­mnieć w natłoku codzien­nych zajęć jakie były wnio­ski po spo­tka­niu, a w efek­cie ist­nieje szansa że nie zre­ali­zu­jemy usta­leń.

Nie bez zna­cze­nia też jest to, w jaki spo­sób jest zbu­do­wana taka lista action poin­tów. Zbyt ogól­nie okre­ślone punkty prawdopodobnie nie zostaną zaadre­so­wane wcale, albo w odpo­wied­nim cza­sie. Dla­tego też dobrą prak­tyką moim zdaniem jest takie budo­wa­nie action poin­tów, aby odpo­wia­dały na nastę­pu­jące 3 pyta­nia:

  • co zosta­nie zre­ali­zo­wane?
  • do kiedy?
  • kto jest odpo­wie­dzialny za reali­za­cję?

Taka for­muła pozwala jasno okre­ślić osoby odpo­wie­dzialne i ramy cza­sowe na reali­za­cję danych wnio­sków – nie pozo­sta­wiamy dzięki temu nic przy­pad­kowi lub domy­słom. Dodam też że osoba odpo­wie­dzialna za reali­za­cję danego action pointa nie musi wcale reali­zo­wać tej pracy samo­dziel­nie (np. potrzebna jest praca zespołu, albo osób spoza grona na spo­tka­niu), ale powinna dopil­no­wać aby dane zada­nie zostało zre­ali­zo­wane.

Bonu­so­wym skład­ni­kiem spo­tka­nia jaki wyła­nia się w mojej gło­wie pod­czas pisa­nia tego arty­kułu jest to, że spo­tka­nie powinno mieć gospo­da­rza­/mo­de­ra­tora. Osoba taka powinna zadbać o to, aby zostały speł­nione powyż­sze 3 reguły. W nie­któ­rych orga­ni­za­cjach mogą one być speł­nione na pozio­mie kul­tury całej orga­ni­za­cji i wszystko to dzieje się auto­ma­tycz­nie. Nato­miast czę­sto też może być to po pro­stu orga­ni­za­tor posłu­gu­jący się nimi w celu mak­sy­ma­li­za­cji efektu prze­pro­wa­dza­nego spo­tka­nia.

Mam nadzieję, że powyż­sze prze­my­śle­nia pomogą Tobie podnieść war­tość jaką gene­ru­jesz na prze­pro­wa­dzo­nych spo­tka­niach i uchro­nią przed nie­zno­śnym poczu­ciem, że cze­goś jed­nak zabra­kło. Oczy­wi­ście tra­dy­cyj­nie zapra­szam do dys­ku­sji w komen­ta­rzach na temat innych ele­men­tów, które Twoim zda­niem mogą pomóc w prze­pro­wa­dze­niu war­to­ścio­wego meetingu 🙂

Piona!

Link do oryginalnego posta na LinkedIn