3 Składniki udanego spotkania
Gdy zamykam oczy i staram się wyobrazić sobie najbardziej stereotypową „przeszkadzajkę” w codziennej pracy to przychodzi mi do głowy jeden koszmarek – nieudane spotkania. Jestem bardzo mocno przekonany, że i Tobie zdarzyło się conajmniej raz w karierze ciężko westchnąć przed wejściem na spotkanie. Obstawiam, że brało się to głównie z braku poczucia sensu tegoż. Sam zresztą wielokrotnie brałem udział w spotkaniach, które finalnie okazywały się przepalaniem czasu. W tym artykule chciałbym się podzielić kilkoma praktykami które moim zdaniem mogą pomóc uniknąć tego strasznego uczucia braku sensu.
Zanim przejdę do szczegółowego omówienia i uzasadnienia kolejnych elementów, szybka ściąga dla osób wiecznie w biegu:
- timebox – określony czas rozpoczęcia spotkania i maksymalna długość (daje silniejszą motywację żeby nie rozlewać się w dyskusji)
- cel/agenda – dużo łatwiej jest wyciągnąć wartość ze spotkania gdy wiemy do czego zmierzamy, czego potrzebujemy
- action pointy – czyli co postanawiamy zrobić dalej w związku z tym, co ustaliliśmy. Jeśli spotkanie nie powoduje ustalenia dalszych kroków czy działań, to jest to „zapach” który może podpowiadać, że to spotkanie mogło być e-mailem.
- Bonus: ustalenie gospodarza/moderatora danego spotkania który zatroszczy się o to, aby powyzższe elementy były spełnione.
Timebox czyli określenie godziny startu i maksymalnego czasu trwania spotkania. Pierwszym wartym wyeliminowania „złodziejem sensu” na spotkaniach jest moim zdaniem sytuacja kiedy dyskusja rozwija się w nieprzewidzianym kierunku, przebieg wymyka się spod kontroli i finalnie całość trwa dużo dłużej niż ktokolwiek zakładał. Sposobem na to, jest po prostu świadome wyznaczenie limitu czasu jaki chcemy przeznaczyć na całe spotkanie. Dzięki temu zyskujemy dwie istotne rzeczy:
- wiadomo z góry ile czasu trzeba zarezerwować na spotkanie (poza spotkaniami wszyscy mamy jeszcze swoje inne obowiązki, prawda?),
- limit czasu wymusza w pewnym momencie ucięcie pobocznych dyskusji i powrót do celu spotkania, a wręcz może motywować do tego żeby nie pozwolić sobie na zbytnie odbijanie od tematu.
Planując dłuższe spotkanie (np. 4–6 godzin) możemy od razu zaplanować też dopasowane przerwy. Pamiętajmy że ludzką rzeczą jest, że czym dłużej na spotkaniu tym ciężej utrzymać wysokie skupienie i produktywność – warto dlatego wkomponować na każde 1-1.5 godziny spotkania przerwę 10–15 minutową na zrobienie kawy, odświeżenie umysłu.
Jasne określenie celu lub agendy spotkania. Kolejnym elementem pomagającym w uzyskaniu wartości ze spotkania jest wiedza, co dane spotkanie ma na celu. Może brzmi to trywialnie, ale obok „rozlewania” się w czasie, brak wspólnego i jasnego zrozumienia celu jest kolejnym „złodziejem sensu”. Sadzę, że nawet pracując w gronie najbardziej zmotywowanych osób nie uda się przeprowadzić produktywnego spotkania, jeżeli nie ustalimy co ma być jego wynikiem. Cel pozwala nie tylko nakreślić wspólny kierunek ale również umożliwia stwierdzenie, kiedy dyskusja oddala się od celu.
Zdaję sobie sprawę, że definiowanie celu dla spotkania może rodzić ryzyko, że dobre pomysły zostaną wycięte z rozmowy jako niezgodne z celem. Oczywiście nikt nie chce tego robić, więc w roli pomocnika proponuję wprowadzić tzw. „parking tematów”. Jest to po prostu lista tematów, wątków, pomysłów które pojawiły się w trakcie dyskusji, ale nie chcemy aktualnie ich zgłębiać. W ten sposób zachowujemy wiedzę, że warto po spotkaniu osobnym tokiem kontynuować te kwestie, a zarazem nie musimy rezygnować z trzymania się wcześniej ustalonego celu.
Lista action pointów – ostatni element, który moim zdaniem jest wręcz niezbędny do tego, aby spotkanie było prawdziwie wartościowe. Jest to kolejne zapożyczenie z metodyki SCRUM, a jego istotą jest po prostu ustalenie dalszych kroków do realizacji po spotkaniu. W moim odczuciu, dobre spotkanie powinno być jak dobra metryka – powinno wpływać na nasze działania. Więc skoro już zachowując odpowiednie ograniczenia czasowe i osiągnęliśmy cel spotkania – warto zadbać o to aby dalsze kroki były nie tylko jasne dla wszystkich ale też łatwo dostępne. Mam tu na myśli wielokrotnie poczynioną obserwację, że w momencie końca spotkania często uczestnicy nurkują w swoje telefony i laptopy sprawdzając co się działo pod ich nieobecność, wracają do swoich poprzednich zajęć. Przez to bardzo łatwo zapomnieć o ustaleniach i dalszych krokach tuż po ich ustaleniu. Szaleństwo! Czasami też spotkania są od siebie oddalone o tydzień, miesiąc – bardzo łatwo jest zapomnieć w natłoku codziennych zajęć jakie były wnioski po spotkaniu, a w efekcie istnieje szansa że nie zrealizujemy ustaleń.
Nie bez znaczenia też jest to, w jaki sposób jest zbudowana taka lista action pointów. Zbyt ogólnie określone punkty prawdopodobnie nie zostaną zaadresowane wcale, albo w odpowiednim czasie. Dlatego też dobrą praktyką moim zdaniem jest takie budowanie action pointów, aby odpowiadały na następujące 3 pytania:
- co zostanie zrealizowane?
- do kiedy?
- kto jest odpowiedzialny za realizację?
Taka formuła pozwala jasno określić osoby odpowiedzialne i ramy czasowe na realizację danych wniosków – nie pozostawiamy dzięki temu nic przypadkowi lub domysłom. Dodam też że osoba odpowiedzialna za realizację danego action pointa nie musi wcale realizować tej pracy samodzielnie (np. potrzebna jest praca zespołu, albo osób spoza grona na spotkaniu), ale powinna dopilnować aby dane zadanie zostało zrealizowane.
Bonusowym składnikiem spotkania jaki wyłania się w mojej głowie podczas pisania tego artykułu jest to, że spotkanie powinno mieć gospodarza/moderatora. Osoba taka powinna zadbać o to, aby zostały spełnione powyższe 3 reguły. W niektórych organizacjach mogą one być spełnione na poziomie kultury całej organizacji i wszystko to dzieje się automatycznie. Natomiast często też może być to po prostu organizator posługujący się nimi w celu maksymalizacji efektu przeprowadzanego spotkania.
Mam nadzieję, że powyższe przemyślenia pomogą Tobie podnieść wartość jaką generujesz na przeprowadzonych spotkaniach i uchronią przed nieznośnym poczuciem, że czegoś jednak zabrakło. Oczywiście tradycyjnie zapraszam do dyskusji w komentarzach na temat innych elementów, które Twoim zdaniem mogą pomóc w przeprowadzeniu wartościowego meetingu 🙂
Piona!
